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Z8245-1:2006 (IEC 82045-1

:2001)

(1)

まえがき

この規格は,工業標準化法第 12 条第 1 項の規定に基づき,財団法人日本規格協会(JSA)から,工業標準

原案を具して日本工業規格を制定すべきとの申出があり,日本工業標準調査会の審議を経て,経済産業大

臣が制定した日本工業規格である。

制定に当たっては,日本工業規格と国際規格との対比,国際規格に一致した日本工業規格の作成及び日

本工業規格を基礎にした国際規格原案の提案を容易にするために,IEC 82045-1:2001,Document

management

−Part 1: Principles and methods を基礎として用いた。

この規格の一部が,技術的性質をもつ特許権,出願公開後の特許出願,実用新案権,又は出願公開後の

実用新案登録出願に抵触する可能性があることに注意を喚起する。経済産業大臣及び日本工業標準調査会

は,このような技術的性質をもつ特許権,出願公開後の特許出願,実用新案権,又は出願公開後の実用新

案登録出願にかかわる確認について,責任をもたない。

JIS C XXXX

には,次に示す附属書がある。

附属書 A(参考)文書マネジメントシステムの環境

附属書 B(参考)使用された略語リスト


Z8245-1:2006 (IEC 82045-1

:2001)

(2)

目  次

ページ

序文 

1

1.

  適用範囲

2

2.

  引用規格

2

3.

  定義

3

4.

  文書マネジメントの原則 

5

4.1

  一般

5

4.2

  メタデータによって支援されるプロセス 

5

4.3

  文書の概念 

5

4.4

  リンクされた文書

7

4.5

  文書のバージョン

7

5.

  使用環境に関連した文書のメタデータ 

9

5.1

  一般

9

5.2

  オブジェクトに関連したメタデータ 

10

6.

  文書ライフサイクル内の活動に関連したメタデータ 

10

6.1

  一般

10

6.2

  着手段階 

12

6.3

  作成段階 

13

6.4

  確立段階 

14

6.5

  使用段階 

15

6.6

  改訂段階 

16

6.7

  アーカイブ段階

16

6.8

  削除段階 

17

7.

  適合性要求事項 

18

附属書 A(参考)文書マネジメントシステムの環境

18

附属書 B(参考)使用された略語リスト

21

 


日本工業規格(案)

JIS

 Z

8245-1

:2006

(IEC 82045-1

:2001

)

技術文書マネジメント−第 1 部:原則及び方法

Document management

Part 1: Principles and methods

序文  この規格は,2001 年に第 1 版として発行された IEC 82045-1,Document management−Part 1: Principles

and methods

を翻訳し,技術的内容及び規格票の様式を変更することなく作成した日本工業規格である。

なお,この規格で点線の下線を施してある“参考”は,原国際規格にはない事項である。

過去数十年の間に,工業分野における情報の創出及び交換は,手作業からコンピュータ支援によるもの

に変わりつつある。しかし,文書を扱ううえで手作業における手法及びその規格は,それに応じていなか

った。設計上の協調及び共同作業のために適切に文書化された手作業方法−工業分野で一般的に知られる

プロセス品質保証システム−は,

プロジェクト及び会社ごとに特有の手順で行われているのが実情である。

その結果として,すべての個人がその個人の製品及びサービスの品質を保証しようと努力しても,製品及

びプロセス全体の品質を確保することはできない。情報,インタフェース及びネットワークが,工業分野

のキーファクターになる。

他方,電子文書マネジメント技術は,エンジニアリング,製作,運転及び保守の過程で発生する大量の

文書を関連するメタデータとともに取り扱うのに便利である。コスト削減及び品質改善を行うことが,直

接の動機である。

その潜在的利点としては,次のものがある。

−  特定の文書の効率的な検索及び取出し

−  変更の迅速,かつ,直接的な通知

−  自動ワークフロー手順

−  関連情報に関する文書集の提供

−  文書の作成及びマネジメントを統合することによる管理業務の削減

−  過去のプロジェクト及び共通する工業分野情報資源からの知識の検索

−  データの交換及び共有の支援

−  共同エンジニアリングの支援

技術文書マネジメントは,本質的に情報交換の道具であるので,規格化が必要なことは明らかである。

この規格では,文書という概念を,伝統的な紙による文書だけでなく,より一般的な,コンピュータベ

ースの情報も含むものと定義している。このコンピュータベースの情報は,1 単位(情報が格納された一

つの容器)として識別,構成,処理,管理され,交換又は伝達される。この規格は,関連メタデータをも

つ固定した情報のセットを取り扱っている。また,情報のそれらのセットを複数の方法によって提示する

方法を取り扱っている。

この規格は,文書マネジメントシステムに成熟度という概念を導入することによって,同時に共同して

行うエンジニアリングに対する目的主導形の取組みを可能にしている。また,この規格は,逐次作業形エ

ンジニアリングを用いる文書マネジメントシステムもカバーしている。


2

Z 8245-1

:2006 (IEC 82045-1:2001)

マネジメントデータは,文書の内容に関するデータであり,電子文書マネジメントシステム(EDMS)

若しくは製品データマネジメントシステム(PDMS)又は他のいかなる関連システムにおいてもその文書

の内容をマネジメントするのに必要なものである。

1. 

適用範囲  この規格は,オブジェクトに関係する文書をそのライフサイクルを通じてマネジメントす

るために必要なメタデータを定義する原則及び方法について規定する。ここでいう文書ライフサイクルと

は,ある文書の概念的な着想の段階から論理的・物理的に削除されるまでの期間をいう。ここで規定する

原則及び方法は,すべての文書マネジメントシステムの基礎となる。

この規格は,すべてのアプリケーション分野における基本規格であり,かつ,第 2 部(備考1参照)に

対して適用できる枠組みを規定する。

この規格は,電子文書マネジメントシステム(EDMS)又は製品データマネジメントシステム(PDMS)

のようなコンピュータ化したシステムで使用するための手段を提供することを主目的としている。EDMS

及び PDMS とは,文書のマネジメント,取出し,保管及び選択,並びにアーカイビングのためのシステム

である。さらに,文書交換のための原則を提供することも主目的としている。

備考1. IEC 

82045-2

では,情報の参考モデルに関連した諸元項目の収集を提供している。これは,

文書に関するメタデータの提示とともに使用してもよい。

2.

この規格の対応国際規格を,次に示す。

なお,対応の程度を表す記号は,ISO/IEC Guide 21 に基づき,IDT(一致している)

,MOD

(修正している)

,NEQ(同等でない)とする。

IEC 82045-1:2001

,Document management−Part 1: Principles and methods (IDT)

2. 

引用規格  次に掲げる規格は,この規格に引用されることによって,この規格の規定の一部を構成す

る。これらの引用規格のうちで,発効年又は発行年を付記してあるものは,記載の年の版だけがこの規格

の規定を構成するものであって,その後の改正版・追補には適用しない。発効年を付記していない引用規

格は,その最新版(追補を含む。

)を適用する。

JIS C 0451

  電気及び関連分野−プラント,システム及び装置用の技術文書の分類及び指定

備考 IEC 61355:1997  Classification and designation of documents for plants,systems and equipment が,

この規格と一致している。

JIS C 0452-1

  電気及び関連分野−工業用システム,設備及び装置,並びに工業製品−構造化原理及び

参照指定−第 1 部:基本原則

備考 IEC 

61346-1:1996

  Industrial systems,installations and equipment and industrial products−

Structuring principles and reference designations

−Part 1: Basic rules が,この規格と一致している。

JIS C 0454

  電気及び関連分野−技術情報及び文書の構造化

備考 IEC 

62023:2000

  Structuring of technical information and documentation が,この規格と一致して

いる。

JIS Q 9000:2000

  品質マネジメントシステム−基本及び用語

備考 ISO 

9000:2000

  Quality management systems−Fundamentals and vocabulary が,この規格と一致

している。

JIS X 0001:1994

  情報処理用語−基本用語

備考 ISO/IEC 

2382-1:1993

  Information technology−Vocabulary−Part 1: Fundamental terms からの引


3

Z 8245-1

:2006 (IEC 82045-1:2001)

用事項は,この規格の該当事項と同等である。

ISO 10007:1995

  Quality management systems−Guidelines for configuration management

ISO 15226:1999

  Technical product documentation−Life cycle model and allocation of documents

ISO 16016:2000

  Technical product documentation−Protection notices for restricting the use of documents

and products

ISO/IEC 8613-1:1994

  Information technology−Open Document Architecture(ODA)and interchange

format: Introduction and general principles

3. 

定義  この規格で用いる主な用語の定義は,次による。

3.1 

一般(General)

3.1.1 

オブジェクト(object)  設計・エンジニアリング・製作・建設・運転・保守及び廃棄のプロセス

の中で扱われる実体(entity)

備考1.  抽象的若しくは物理的な“もの(thing)”又はそれに伴う情報の集まりを,実体(entity)と

いう言葉で表す。

2.

目的に合わせ,オブジェクトは,

“観点(3.1.2 参照)

”と呼ばれる様々な視点でとらえられる

ことがある。

[JIS C 0452-1

の 3.1]

3.1.2 

観点(aspect)  システム又はシステム内のオブジェクトの情報の選択又は記述の具体的な方法。

備考  その方法には,次のようなものがある。

−  システム又はオブジェクトが何をするか[機能観点(機能指向)

−  システム又はオブジェクトがどのように構成されているか[製品観点(製品指向)

−  システム又はオブジェクトがどこに配置されているか[位置観点(位置指向)

[JIS C 0452-1

の 3.3]

3.1.3 

データ媒体(data medium)  データをそれに記録でき,そこからデータを検索・取出しのできる

物質。

[JIS C 0451

の 3.1]

3.1.4 

データ(data)  情報を表すものであって,伝達,解釈又は処理に適するように形式化され,再度

情報として解釈できるもの。

備考  データに対する処理は,手動又は自動でよい。

[JIS X 0001:1994]

3.1.5 

データベース(database)  これらのデータの特徴及び該当する実体間の関係を記述し,一つ又は

複数の適用領域をサポートする概念的構成に従って体系付けたデータの収集。

3.1.6 

情報モデル,概念的体系(information model; conceptual schema)  実施する内容には依存しない,

情報の構成仕様。

3.1.7 

電子文書マネジメントシステム(EDMS

(electronic document management system)  文書のライフ

サイクルを通して文書のマネジメントを扱うコンピュータを基礎とした仕組み。

3.2 

文書に関する用語

3.2.1 

文書のメタデータ(metadata for documents)  文書を説明し,それをマネジメントするためのデー

タ。

3.2.2 

内容(content)  文書の主たる情報。


4

Z 8245-1

:2006 (IEC 82045-1:2001)

3.2.3 

文書(document)  使用者とシステムとの間で 1 単位としてマネジメントでき,かつ,交換できる

固定され構造化された一定量の情報の集まり。

[ISO/IEC 8613-1

,修正]

備考  この単位は,必ずしも人間が知覚できる必要はない。情報は,通常データ媒体に保存される。

3.2.4 

文書化(documentation)  与えられた主題に関連する文書の収集。

[JIS C 0454]

備考  これには,技術,商用,その他の文書を含む。

3.2.5 

文書部分(document part)  文書の一部で,それ自身が役割をもっているもの。

[JIS C 0454]

3.2.6 

集合文書(aggregated document)  論理的には従属しているが,物理的には独立してマネジメント

でき別々に識別される,文書(部分)からなる文書。

備考  集合文書は,それ自身のメタデータをもっている。

3.2.7 

複合文書(compound document)  一つの特定のファイル構成にはり付けられた数個のファイルか

らなる文書。

3.2.8 

文書セット(document set)  特定の目的のために 1 単位としてまとめてマネジメントする文書の

収集。

備考  文書セットのメタデータには,どの文書から構成されているかを記述してある。そのセットは,

それ自身のメタデータをもつがそれ自身の内容はない。

3.2.9 

文書ライフサイクル(document life cycle)  文書の概念的な着想の段階から論理的・物理的に削除

されるまでの期間。

3.2.10 

文書のバージョン(document version)  文書ライフサイクルの中で識別される文書の状態で,文

書の履歴として,又は配布を目的として,検索・取出しできるように記録してある文書の状態。

3.2.11 

文書の改定(document revision)  正式に承認された文書のバージョン。

3.3 

製品に関する用語

3.3.1 

製品(product)  自然若しくは人工的プロセス又は労働を通して得られる“意図された結果”又は

“達成された結果”

備考1.  通常,製品は,部品番号・注文番号・タイプ指定及び/又は名前をもつ。

2.

技術的なシステム,プラント又はサービスを,製品とみなすことがある。

[JIS C 0452-1]

3.3.2 

製品ライフサイクル(product life cycle)  製品の概念的な着想の段階から最終廃棄までの期間。

[ISO 15226

,修正]

3.4 

ワークフローに関係する用語

3.4.1 

成熟度(maturity level)  文書が示す計画した最終オブジェクトに関する情報の目的志向的完成度

合い。

3.4.2 

有効性(effectivity)  日付又はできごとによって追跡できる,ある文書のバージョンが使用できるこ

との妥当性の証明。

3.4.3 

承認(approval)  あるものがあらかじめ定義した要求事項に適合していることの権威のある者に

よる保証。

3.4.4 

発行(release)  文書がその目的に対して有効であることを公表する権威のある者の正式行為。

3.4.5 

構成(configuration)  あるシステムの要素の配列。


5

Z 8245-1

:2006 (IEC 82045-1:2001)

[ISO 10007:1995]

備考  構成に関する原則及び実施についての更なる定義及び指針は,ISO 10007 にある。

3.4.6 

構成管理(configuration control)  文書の構成が正式に確立した後の,構成項目に対する変更管理

を含む行為。

[ISO 10007]

4. 

文書マネジメントの原則

4.1 

一般  文書のライフサイクルにわたるマネジメントのために,及びパートナ間の文書交換のために,

文書は,一組のメタデータ,すなわち,その文書を識別及び/又は記述するデータと関連付けられなけれ

ばならない。

そのようなメタデータは,次の部分に現れる。

−  表現された文書の可視部分として

−  文書マネジメントシステム間で転送される文書ファイルの中に

−  文書マネジメントシステム中の文書に関連して

−  検索及び取出しを目的として,文書とは独立してマネジメントされる単独の一組のデータとして

  備考  紙に基づく環境では,メタデータと文章内容との間に明確な違いはない。なぜならば,両者と

        もに同じオブジェクト内に現れるからである。EDMS を導入するに当たっては,両者を明確に

        区別することが望ましい。

4.2 

メタデータによって支援されるプロセス  メタデータは,そのデータ保管領域(リポジトリ)内に

おいて,文書のマネジメント,検索,取出しなどを可能にするための付加的な情報を提供する。

IEC 82045-2

では,文書を交換及び共有することを目的として,意味的に正しく記述することを支援す

るためのデータ諸元項目のリストを規定している。

メタデータは,次のような課題を支援する。

−  文書の表示及び再加工のプロセス(表現の観点)

−  文書の識別(組織の観点)

−  ワークフロー及び文書のバージョンのマネジメント(文書ライフサイクルの観点)

−  文書とその文章に関連付けられた製品との関係(製品の観点)

4.3 

文書の概念  ここに示す文書の概念は,従来の紙による文書だけでなく,1 単位(情報が格納された

一つの容器)として扱われるコンピュータベースの情報も取り扱う。この単位で,識別,構成,処理,管

理,交換及び伝達される。

この規格において文書は,単体文書,複合文書,集合文書又は文書セットのいずれかになり得る。

例を,次に示す。

−  テキスト文書,例えば,文字による記述又はメッセージ。

−  グラフィカル文書,例えば,製図,絵画,図形,図表。

−  リスト,例えば,部品リスト。

−  ハイパーテキスト文書,例えば,SGML,XML,HTML 上にリンクされた文書。

−  マルチメディア文書,例えば,テキスト,画像,ビデオ,音声を合成したもの。

−  電子情報パッケージ(バスメッセージ)

,例えば,クエリーメッセージ,自動ログメッセージ。

− CAx モデル,例えば,CAE,CAD,CAM,多観点のモデル。

4.3.1 

単体文書  個々の文書は,メタデータに関係付けられている(図 参照)。


6

Z 8245-1

:2006 (IEC 82045-1:2001)

備考  だ(楕)円形と長方形との間の線は,メタデータと文書との間の論理的連結を表している。

読取り:

メタデータに
関連した文書

  1  関連メタデータをもった文書

  ビジネスレター,メモ及びスケッチ

さらに,この規格では,次のより包括的な構造をサポートしている。

4.3.2 

複合文書  文書は,結果として二つ以上の種類の文書から構成されたものになる。例えば,技術仕

様文書は,テキストファイル及び/又は画像的表現のファイルからなる。個々のファイルは,異なったソ

フトウェアアプリケーションによって作られる場合もある(

図 参照)。結果としての文書からは,それの

前段階のプロセスは分からない。

複合文書に含まれる他文書とのリンクのマネジメントについては,4.4 を参照。

備考  点線の矢印は,過去に使用した情報源を指している。

  2  複合文書の概念

例  表計算シート,他の文書表現などからなるレポート。

4.3.3 

文書集合  文書集合は,それぞれがそれ自身でメタデータとの関連付けをもっている独立した文書

の集合である。文書集合はメタデータをもつが,必ずしも自身の単独の文書をもつ必要はない(

図 を参

照)

備考  文書集合には,何がどのように集合しているかの“レシピ”が含まれている。このレシピは,

文書集合のメタデータ又は文書自体の一部である。


7

Z 8245-1

:2006 (IEC 82045-1:2001)

  3  文書集合の概念

例  相互リンクが取られているウェブページ。モデルファイルの参照を伴う CAD 図面。

4.3.4 

文書セット  文書セットは,それ自身のメタデータをもつ。そのメタデータは,文書セットに含ま

れている文書のリストだけでなく文書セットの目的が記述されている。文書セットに含まれる各文書は,

それ自身のメタデータをもっている。

図 を参照。

  4  文書セットの概念

例  一つの配布リストによって一式として受取人へ送付された文書セット。入札用書類文書一式。マ

ネジメントシステムの中のフォルダ。

4.4 

リンクされた文書  作成段階の文書のバージョンは,その構成要素となっている他の文書などに連

結するリンクをはり付けてもよい。しかし,文書のバージョンが,例えば,承認及び発行のためにバージ

ョン管理下に入る場合(すなわち,内容が固定化される場合)は,連結するリンクは許されない。能動的

に変化するリンクによってバージョンの内容が変更してしまうからである。

備考  能動的に変化するようなリンクをもつ文書は,製造物責任などに関する問題が生じる可能性が

あることに注意を要する。

4.5 

文書のバージョン

4.5.1 

一般  文書を使用及び/又は処理する限定された環境の中では,新しい文書のバージョンの発行基

準を定めなければならない。一般的に次の 2 種類の変更が発生する。

a) 

情報の変更

必す(須)

必す(須)

必す(須)

必す(須)


8

Z 8245-1

:2006 (IEC 82045-1:2001)

b) 

情報の可視的な表現の変更

発行された文書のバージョンの基礎となる情報が変更される場合,文書のバージョンを新しくしなけれ

ばならない。

文書の表現の変更の場合は,必ずしもバージョンを新しくする必要はない。

4.5.2 

バージョンの有効性  文書のバージョンは,一つ又は複数の定められた目的のために発行すること

ができる。文書のバージョンのそれぞれの目的には,有効となる時期及び期間,すなわち,バージョンの

有効性を宣言する。目的とともにその有効性が変わった場合は,新しいバージョンを作成せずに,目的を

変更してその有効期間を延長してもよい。

4.5.3 

連続的に有効性が遷移するバージョン  連続的に有効なバージョンを更新する場合,最新に発行さ

れた文書のバージョンが唯一効力をもつ。すなわち,新しく発行されたバージョンは,同じ文書で以前に

発行されたバージョンに絶えず取って代わる。このことは最新発行のバージョンが,その文書の以前のバ

ージョンで意図した目的のすべてを包含していることを意味している。新しい文書のバージョンが発行さ

れる場合,

“取って代わる/取って代わられる”

という双方向の関係が新旧のバージョン間で確立されなけ

ればならない。先行のバージョンのメタデータに,それが後続のバージョンによって取って代わられるこ

とを記述する。また,後続のバージョンのメタデータに,それが先行のものに取って代わることを記述す

る。

メタデータに関して必要な情報については,6.6.2 を参照。

備考1.  JIS Q 9000 によれば,関連しているパートナーには,新しい文書のバージョンについて知ら

せることが望ましい。

2.

手作業による文書マネジメントシステムでは,すべての変更,改訂などは,通常,一つの“マ

スタ文書”に参照できるようにすることが重要である。その文書には,以前に発行されたす

べての文書のバージョンの履歴を含む。発行された個々の文書のバージョンの読取専用のも

のは,法的責任対応という理由で保存する。

3.

電子文書マネジメントシステムでは,その結果,すべての発行された文書のバージョンが参

照用及び法的責任対応の目的で保存される。

4.5.4 

同時に複数有効性が存在するバージョン  同時に有効なバージョンが複数存在する方法が適用さ

れる場合,幾つかの発行された文書のバージョンが同時に有効である。すなわち,新しく発行された文書

のバージョンは,同じ文書の以前に発行されたバージョンに自動的には取って代わることはない。

バージョンのそれぞれの決められた目的は,その目的の明確な終了,すなわち,決められた有効期限ま

では有効である。

備考  文書のバージョンに関連した目的の有効性が変更される場合,関連するパートナーに知らせる

ことが望ましい。

図 は,連続的及び同時発生的に有効な文書のバージョンの違いを示す。


9

Z 8245-1

:2006 (IEC 82045-1:2001)

  5  連続的に有効な文書のバージョン及び同時発生的に有効な文書のバージョン

メタデータに関しての必要な情報については,6.6.2 を参照。

4.5.5 

製品設計の成熟度  同時平行で進むエンジニアリング環境の中では,文書は,平行して進行する作

業に対して情報を提供するのに使用される。

成熟度は,文書が示す計画した最終製品に対する目的志向的完成度合いを示す。特定の目的ための成熟

度は,一つ又は複数の発行された文書のバージョンの集合によって表される。それぞれの文書のバージョ

ンは,一つ又は複数の目的のためのものである。成熟度は,同時にそれぞれ並行して作業を行うのに適し

ている。ある場合には,例えば,特定の適用領域において,若しくは特定の製品又は特定の種類のプロジ

ェクトにおいて,あらかじめ定義した成熟度を列挙することが可能である。しかし,通常,適用できるも

のはない。

成熟度は,製造物責任及び/又は法的責任に関して何も示さない。

成熟度の概念を,

図 に示す。

設計・開発からのアウトプット及び発行時期

  6  成熟度の概念

5. 

使用環境に関連した文書のメタデータ

5.1 

一般  文書マネジメントに関するメタデータには,次に示すような様々な種類がある。

第 3 段階−目的 n+1 用文書のバージョンの発行

第 4 段階−目的 n+2 用文書のバージョンの発行

第 2 段階−目的 n 用文書のバージョンの発行

第 1 段階−目的 m 用文書のバージョンの発行

予備的発行

製品の販売

製品開発


10

Z 8245-1

:2006 (IEC 82045-1:2001)

−  文書ライフサイクルに関連したメタデータ。

−  そのオブジェクトを作り出すビジネスプロセス(

“製品ライフサイクル”

)に関連したメタデータで,

情報の伝達手段として使用されるもの。

−  当該する製品及びその構造に関連したメタデータ。

−  ビジネスプロセスを運用している組織の一般的知識ベースの生成及び維持管理に関連したメタデータ。

文書(様々な完成度合いをもった文書)は,製品ライフサイクルでの一つの作業プロセスの結果とみな

すことができ,順次,次のプロセスに情報を伝達するものである。

ある環境下にある製品に関連した文書は,通常,一つ又は複数の製品に関連している。その文書自体は,

その製品又はプロセスについての情報の一部を示すものである。

文書ライフサイクルは,製品のライフサイクルからは独立しているが,個々の文書のバージョンは,製

品のライフサイクル中の一つ又は複数の段階に関連している。

文書は,情報を示している。情報は,企業においては重要な資源である。したがって,情報は,プロセ

ス及び製品から独立してマネジメントすることが望ましい。

文書マネジメントシステムの典型的な環境を,

附属書 に示す。

5.2 

オブジェクトに関連したメタデータ  あるバージョンの中で取り扱うオブジェクト(例えば,製品,

プロセス)に属する情報は,文書のメタデータに含めない方がよい。統合化されたシステム環境(例えば,

製品データマネジメントシステム)では,これらのデータは,関連するオブジェクト(例えば,製品バー

ジョン,ワークフロー)に属するものとし,関係する文書は相互リンクによって参照するものとする。そ

のような統合化された環境がない場合,これらの情報の一部を,例えば,より容易に取出しが可能な文書

マネジメントシステムで実行してもよい。

この規格群は,これらのオブジェクトに関連する多くのデータ諸元項目の内容を規定するものである。

6. 

文書ライフサイクル内の活動に関連したメタデータ

6.1 

一般  文書は,各種のメタデータと関連しており,その種類及びデータ量は,そのライフサイクル

の段階によって大きく異なる。それらを容易にマネジメントできるようにするために,この箇条では,文

書ライフサイクルの段階を構造化原則のように取り扱う。

文書マネジメントとは,文書ライフサイクル中の文書の取扱いについての規則及び手順を確立すること

である。文書ライフサイクルを幾つかの段階に分割し,それぞれの段階で一定の機能を果たすのための要

件を含むようにする。

文書ライフサイクル中の段階を,次のように分類する。

−  着手

−  作成

−  確立(調査及び承認)

−  使用

−  改訂

−  廃止

−  削除

図 に文書ライフサイクルに沿った活動,及びそれぞれの段階で遂行される特徴的な作業項目を示す。


11

Z 8245-1

:2006 (IEC 82045-1:2001)

−検索

−取出し

−検索

−閲覧

−取出し

−削除

−閲覧

−フォーマット更新

−削除

−代替情報媒体提供

−検索

−編集

−回覧

−通知

−着手

−着手

−着手

−再利用

−検索

−調査

−購読

−検索

−検索

−検索

−識別

−再利用

−検討

−配布

−前面改訂

−協調

−協調

−分類

−半自動

−承認

−全複写

−校正

−承認

−承認

−目次

−生成

−発行

−部分複写

−記述

−廃止

−消去・削除

−代替フォー
  マット提供

−協調

−ファイル履 
  歴

−情報媒体提
  供

−取出し

−取出し

−閲覧

−回覧 
−参照

−共同作業

−内容分析

  7  文書ライフサイクルに沿った活動

着手段階では,文書を識別できるようにしなければならない。文書を文書マネジメントシステム又はそ

の使用環境の中で一意に識別しなければならない。

文書に関する分類情報を適切に付与しなければならない。文書を一つ又は多数の特定した分類システム

と関連付けてもよい。

作成段階では,内容を展開する。

文書マネジメントの手順(JIS Q 9000 シリーズ参照)に従って,責任ある組織内で文書の調査及び承認

を行うことが望ましい。

契約上の要求がある場合には,更に,外部の承認手続き段階を完了する必要がある。

いったん,承認手続きに入ったら,文書内のすべての変更は,追跡可能でなければならない。

確立段階は,発行によって完了する。発行とは,文書が意図した目的に使用できることを意味する。

改訂段階では,文書の内容を変更する。

ある期間が過ぎて,文書が使用されなくなる場合がある。そのような場合には,その文書を廃止する。

しかし,その文書は,アーカイブ(6.7 参照)として,より長期間保存しなければならない。このことに

関する法的な要求は,大きく変わる可能性がある。加えて,契約によって,最小限の法的要求期間よりも

延長される場合がある。


12

Z 8245-1

:2006 (IEC 82045-1:2001)

アーカイブからの消去・削除とは,関連するメタデータを含み,その文書を削除し,追跡できないよう

にすることをいう。

備考  その文書を参照しているものがある場合は,消去することはできない。その文書が他のところ

で参照されている可能性がある場合は,メタデータを保存しておく方がよい。メタデータを保

存することによって,その参照が正しいことが明らかになる。メタデータが保存されていない

場合,使用者は,その参照の正しさが判断できない。

6.2 

着手段階

6.2.1 

一般  この段階は,文書の入口である。後で文書を作成するために必要なデータを収集し,そろえ

る段階である。この段階は,製造計画プロセスの開始に相当する。この段階には,文書の内容の,すなわ

ち,個々のオブジェクトの説明及びデータを伴う文書の中身の作成・確立は含まない。この段階での成果

物は,枠組みであり,その枠組みの下で当該の文書を作成する。

6.2.2 

識別  文書は,決められた使用状況において明確な識別を必要とする。識別することによって,そ

の文書を参照することが可能になる。その識別は,不変のものとし,表現の形式及び文書上の物理的な場

所に依存してはならない。

このことは,一つの文書を異なる言語バージョンで表すことができることを意味する。さらにいえば,

一つの文書を物理的に異なる様式,ハードコピー,マイクロフィルム,映像などで表すことも可能である。

したがって,文書の作成,表示及びマネジメントに使用するツールによっては,同一の文書が別々の使

用者には異なったものとして見えるかもしれない。これは,文書が必ずしもすべてのケースにおいて情報

の全体集合を示すものではないからである。

同じ情報内容を含んでいる限り,同じ文書である。

同じ情報を,例えば,表示のために使用する電子的なテンプレート,スタイルシートなどによって,視

覚化してもよい。したがって,同じ情報は,例えば,xml,doc,tif,pdf,rtf のような物理的に異なる形式

(ファイル)で,利用できるようにすることも可能である。しかしながら,独立した文書として視覚化し

た表現としての取扱いを望む場合,この文書は,その出典(原典)を逆参照しなければならない。

ここでのメタデータとしては,次のいずれかの内容をもたなければならない。

−  組織を元とした文書識別

−  国際文書ナンバリングシステム,例えば,ISBN, ISSN

− IDDN(interdeposit digital number)などのデジタル出版物の国際的な識別子

−  国際商品コードシステム,  例えば,JAN/EAN/UPC

6.2.3 

分類  分類することによって,文書の特徴に関する情報が明らかになる。また,分類することによ

って,類似の及び/又は同一の問題を扱う文書の検索及びデータ取出しが容易になる。

分類する場合には,様々な個別に独立した分類方式を適用してもよい。ここでいう分類方式とは,例え

ば,JIS C 0451,ICS,レポジトリ又はシソーラスから選定してあらかじめ定義した記述子[文書の内容(見

出し)から生み出したキーワードではない]

,部品群,用紙サイズの様式,用途制限による分類などのこと

である。

ここでのメタデータとして,次のものが考えられる。

−  契約上の識別子並びにパートナーである組織及びその役割。

−  作業指示書の識別子。

−  プロジェクトの識別子。

−  所有者,著者及び関連組織のデータ。


13

Z 8245-1

:2006 (IEC 82045-1:2001)

−  文書識別システム。システムが複数ある場合,それぞれはあらかじめ決められた出典に基づいており,

特定の一つの組織に関連していなければならない。これらの組織の一つは,管理者でなければならな

い。6.2.2 参照。

−  文書の役割。

−  文書の内容を示す文書の表題。

−  文書で使用する言語。

−  記載されたオブジェクト,例えば,識別された製品の参照。

−  発行日,有効期限。

−  作業分類体系における特定のノードとの対応。

−  文書化体系における特定のノードとの対応。

−  文書分類システム。複数ある場合は,それぞれはあらかじめ決められた出典に基づく。6.2.3 参照。

−  文書の作成に使用する国際規格,地域規格,国家規格及び/又は契約文書のリストへの参照情報。こ

のリストは,例えば,文書化規格(JIS C 1082-1[1](

1

)

,  JIS C 0452-2[2],  JIS C 0455[4],  JIS C 0450[3]

など)

,品質保証要求事項(JIS Q 9000 など)を含む。

  注(

1

)

角括弧内の数字は,参考文献の番号を示す。

  備考1.プロジェクト全体に有効な品質保証上の要求を契約資料に包括的に規定することが望ましい。

−  内外の文書承認用及び/又は製品検査用の仕様書として利用する文書リストへの参照情報(例えば,

チェックリストなど)

  備考 2.  これらの参照情報は,例えば,契約,プロジェクト又はプロジェクトの一部で提供される

すべての文書に適用することが可能である。

−  文書のバージョン履歴(例えば,置換,更新)

−  (あらかじめ設定した)セキュリティ等級。この等級は,文書のバージョンを進めることなしに変更

することが可能である。

−  メタデータ及び関連文書内容へのアクセス権(例えば,読取り,書込み,削除,変更,確立などの権

利)をもつ個人又は組織。

  備考 3.  アクセス権は,ライフサイクル全体にわたって使用され,数度にわたり変更される場合も

ある。

−  国家的,地域的又は組織的な契約で定めた譲渡制限。

−  契約又は業務指示書で規定された利用上の権利又は責任。

−  著作権,特許権及び ISO 16016 に基づく権利の保護。

−  適用する評価及び承認手続。

−  複数の言語によって表現された同一の情報をもつ文書がある場合は,原典(原語)の識別。

−  電子文書の作成に使われたテンプレート及び出典の識別。

データ諸元項目の定義のリストに関するすべての情報については,IEC 82045-2 を参照。

6.3 

作成段階  この段階は,文書の着手段階の後に始まる。これは,文書を作成し確立作業へ引き渡す

までの段階である。

新規文書は,相当の範囲で他の文書又はその一部に基づいて作成される。大多数の体系的な様式では,

テンプレート文書を利用したり類似文書を参考にしたりする。出典は,明確にしなければならない。この

ことは,版権による制約,履歴マネジメント,法的理由などの要求がある場合に,特に重要である。

この段階でのメタデータとして,次のものが考えられる。


14

Z 8245-1

:2006 (IEC 82045-1:2001)

−  成熟度。

−  キーワードリスト。管理された用語集又は辞書と関係付けて使用することが望ましい。

  備考  ソウトウェアの支援によって,管理されたキーワード集の成立が可能となる。

−  抜粋又は要約

−  文書の出典

データ諸元項目の定義のリストに関するすべての情報については,IEC 82045-2 を参照。

6.4 

確立段階

6.4.1 

一般  文書が特定の目的に使用することができるようになる前には,品質保証のために,通常は幾

つかの段階からなる承認手続を経なければならない。文書のための典型的なワークフローでは,発行者(部

門)はその組織内で最初に検討を行い,次に他の専門家と調整する。必要な修正後,組織外の団体,例え

ば,顧客及び/又は権威者(当局)が承認に参加する場合もある。

通常,同じ手順が文書のバージョンの度に適用される。

ワークフローアプリケーションソフトを用いると,内部及び/又は外部の承認手続用,一つのプロジェ

クトの全般用又は文書・文書カテゴリ若しくは文書セットの個々用のワークフローを作成することができ

る。

6.4.2 

承認  文書マネジメントシステムでは,バージョン管理下のいかなる文書も,いわゆる電子的保管

領域(electronic vault)に保管し,その結果を(制限がある場合もあるが)公開し,その変更は禁止される。

そして,その結果に基づいて,引き続き行う作業を開始することができる。

備考1.  手作業による文書マネジメントシステムでは,適切な組織的な手順によって電子的保管領域

(electronic vault)の機能を実現する必要がある。

文書は,承認手続を開始する前にバージョン管理下に置かなければならない。承認とは,明細を示す一

連の文書の正式な確認である。

特定の要求による各種の承認手続を適用してもよい。内部及び外部の組織を参加させることも可能であ

る。

備考 2.  JIS Q 9000 に従って,承認手続は監査可能であることが求められる。

ここでのメタデータとして,次のような情報が考えられる。

−  (承認用の)作成者である個人及び/又は組織,送付日又は要求日

−  調査者である個人及び/又は組織,調査日,調査手順

−  調査時のコメント(考慮すべき問題)

−  承認者である個人及び/又は組織,承認日,承認手順

−  承認時コメント(考慮すべき問題)

データ要素形式の定義のリストに関するすべての情報については,IEC 82045-2 を参照。

6.4.3 

発行  確立段階では,正式に発行する前にその文書のバージョンの内容が所期の目的を満足してい

ることを確認する。

ここでのメタデータとして,次のものが考えられる。

−  (発行用の)作成者である個人及び/又は組織,送付日又は要求日

−  発行者である個人及び/又は組織,発行日,発行手順

−  発行する文書のバージョンの有効性

  備考1.  有効性に関するデータは構成管理プロセスから得られる。

−  発行目的。通常は成熟度に基づくものとする


15

Z 8245-1

:2006 (IEC 82045-1:2001)

  備考 2.  その目的によって文書の一つのバージョンを一度又は多数回発行してもよい。文書の一つ

          のバージョンを何度も発行することは可能である。6.6.2 を参照。

   

備考 3.  これは,誤って使用された場合の後日の製造物責任を制限するものの一つとなる。

−  その発行目的と関連する製品のバージョン及び/又はビジネスプロセスへの参照。

   

備考 4.  製品データマネジメントシステムでは,関連する製品のバージョン及び/又はビジネスプ

ロセスからの参照が行われる。

−  発行時コメント(考慮すべき問題)

データ諸元項目の定義のリストに関するすべての情報については,IEC 82045-2 を参照。

6.5 

使用段階  発行後,文書及びそのメタデータは,使用可能になる。それらは,運用中の安全な保管

領域に保存し,管理する必要がある。

メタデータは,文書のバージョンに関する情報の取出しに使用する。さらに,テキスト検索では文書の

内容を取り出すことができる。

メタデータとしては,次のものが考えられる。

−  個人及び/又は組織の文書の使用実績

6.5.1 

配布  この段階で,発行された文書のバージョンを,あらかじめ定めた方法によって個人及び/又

は組織に計画的に配布する。後者については,契約上の内容による。

発行された文書のバージョンは,その文書のバージョンを通知するか,それが利用可能ということを通

知するかのどちらかによって,利用できる。

コンピュータネットワークを使用すると,データ通信によって容易に自動的に配布することができる。

電子形態での配布リスト(配布のための固有識別子をもっている。

)は,定形業務を自動化することができ

る。

多くの場合,文書自体を配布することはない。その代わりに,文書のバージョンを,関係者が利用可能

な場所に保管し,新しい文書のバージョンを発行したことを配布リスト上のすべての関係者へ通知する。

その後,文書を開くことは,それぞれの関係者の責任である。適切な管理アプリケーションソフトを使用

すれば,すべての文書及びメッセージの送信・受信並びに読取りが記録できる。

情報を最大限に再利用するには,組織のメンバーがアクセス権の制約内で,文書を検索できることが望

ましい。

メタデータとしては,次のものが考えられる。

−  配布リスト。配布リストは,文書のバージョンの受信先を示し,物理的な配布を行うためのものであ

る。

−  受信先の識別,例えば,個人又は組織の郵便及び電子メールアドレス。また,リストには,コンピュ

ータの識別も含まれることがある。

−  関係者の役割。適宜,配布リストの一般的な目的に含まれる。

−  配布リストへの申込み。これによって,登録者には参照している文書の更新を通知する。

−  物理的送付が要求される場合,配布フォーマットの仕様(例えば,CD-ROM,紙,ロールフィルム,

マイクロフィッシュ)及び数量。

−  配布内容(すなわち,文書のバージョンの一覧,内容のリスト)の一部である文書セットのバージョ

ンの識別。

−  発送作業の識別。

−  受取証。


16

Z 8245-1

:2006 (IEC 82045-1:2001)

−  参照した文書のバージョンのアクセス履歴情報。

データ諸元項目の定義に関するすべての情報は,IEC 82045-2 を参照。

6.5.2 

閲覧  メタデータとしては,次のものが考えられる。

−  文書のバージョンにアクセスするのに必要な,すべてのデータフォーマットに関する情報。

データ諸元項目の定義に関するすべての情報は,IEC 82045-2 を参照。

6.6 

改訂段階  改訂は,文書の内容の変更又は文書の発行目的の改訂のどちらかに当てはまる。改訂は

決められた変更マネジメントプロセスによる。

6.6.1 

内容の改訂  文書の内容の改訂は,通常,関連する製品又はプロセス活動の記述内容の変更によっ

て生じる。この結果,関連メタデータの更新を含む新しい文書のバージョンとなる。

新しい文書のバージョンに着手しなければ,発行済みの文書は変更できない。

新しい文書のバージョンのメタデータとしては,次のものが考えられる。

−  新しいものの基になった文書のバージョン。

−  他の文書のバージョンとの関係(置換え又は影響)

−  変更に責任をもつ者の氏名及び組織。

−  改訂内容。

−  改訂日。

−  変更の理由及び変更指示に関する事項。

データ諸元項目の定義に関するすべての情報は,IEC 82045-2 を参照。

6.6.2 

発行目的の改訂,廃止  文書の各バージョンは,一つ又は複数の定められた目的のために発行する。

文書の幾つかのバージョンを,それら意図された発行目的を満足する限り用いても差し支えない。

発行目的をもったそれぞれの文書のバージョンは,廃止するまで有効とみなされる。文書のバージョン

の廃止は,初期の発行目的が変更されたという状況を示す。

文書のバージョンの発行目的の改訂では,関連するメタデータの変更は必要だが,文書内容の変更は必

要ない。関連する文書のバージョンの目的の修正は,変更日付入りで,例えば,

“…によって製造上の理由

で廃止”と記した追加の発行通知によって示す。

メタデータとしては,次のものが考えられる。

−  文書のバージョンの相互関係の履歴(例えば,取って代わられる,取って代わる。

−  新しいものの基になった文書のバージョン。

−  他の文書のバージョンとの関係(置換え又は影響)

−  変更に責任をもつ者の氏名及び組織。

−  発行目的の改訂内容。

−  改訂日。

−  変更の理由及び変更指示に関する事項。

これは,それぞれの文書のバージョンに適用される。

データ諸元項目の定義に関するすべての情報は,IEC 82045-2 を参照。

6.7 

アーカイブ段階  アーカイブは,保管する行為の一つである。物理的に小形で,かつ,通常,変更

不可能の形態で,メタデータを含む多様な文書のバージョン(例えば,契約上の廃止されていない文書の

バージョンのすべて,決められた文書種類のすべて)を保管する行為である。

文書をアーカイブする第一の目的は,文書を長期間保管することによって法的及び/又は契約上の要求

事項を満たすことである。文書内容,そのメタデータ及び構成データは,利用可能で再生可能であるが,


17

Z 8245-1

:2006 (IEC 82045-1:2001)

変更することは許されない。

他の目的は,企業内での一般的知識ベースの一部として役割を果たす情報保管領域となることである。

メタデータを適切に選択し,登録しておけば,文書の取出しを効率よく行うことができる。

プラント,システム及び建設エンジニアリングの分野では,組織間でのすべての契約が終了し,顧客が

利用可能になった時点で,通常はアーカイブする。

文書及び情報の長期保管及び再利用に当たっては,その作成に使用した技術的プラットフォーム(ソフ

トウエア,ハードウエア及び保管媒体)だけでなく,その作成者にも依存しないことが望ましい。技術的

に,

安定したデータフォーマット及び媒体を使用することで取出しを保証しなければならない。

しばしば,

データを新しい技術プラットフォームに適合するように異なった構文フォーマットに変更を行う。

長期間保管するために,文書のバージョンの既存メタデータをアーカイブプロセスに関する個別のメタ

データセットによって補足しなければならない。

次のものをアーカイブするオブジェクトと関連付けるのがよい。

−  保管期限。

−  (アップデートの)アクセス権。

−  (アップデートの)セキュリティー等級。

−  使用したソフトウエア及びハードウエアのバージョン。

−  使用した(読取り・書込み)プロセッサのバージョン。

−  使用した圧縮ソフト及びそのバージョン(例えば,不使用,winzip)

−  使用した暗号化ソフト及びそのバージョン(例えば,不使用,pgp)

−  デジタル署名の使用の有無。

−  使用した物理的データ媒体によっては,データのリフレッシュ周期(例えば,磁気テープに要求され

る。

−  関連データを伴う物理的搬送媒体の更新履歴。

−  フォーマット更新履歴。例えば,システム ABC バージョン 2.0 からシステム ABC バージョン 6.0 へ

の変換。

−  システム変更履歴。例えば,システム ABC バージョン 6.0 からシステム XYZ バージョン 3.4 への変

換。

−  アクセス履歴(ログブック)

。セキュリティ上の理由から,参照された文書のバージョンへのアクセス

行為を収集することが要求されることがある。

−  データ媒体の物理的な場所の識別,保管場所(例えば,建物,階,部屋,キャビネット)

−  バックアップ(いかなる変更も含まない,すなわち,ミラー情報)

,物理的搬送媒体及びバックアップ

場所。

−  論理アドレス(関連データ媒体上のパス及びファイル名)

−  内部索引リスト(例えば,テープ,CD,フロッピーディスク)

参考  文書種類(document kind)については,JIS C 0451 を参照。

6.8 

削除段階  アーカイブの法的要求期間が終了したとき,文書内容,そのメタデータ及び構成データ

を削除してもよい。

通常,製品の責任期間が終了したときに行う。

電子文書マネジメントシステムでは,選択した文書(例えば,契約上のすべての文書,決められた文書

種類のすべて,選択された文書のバージョン)を,通常そのメタデータを含め,システム上の電子的保管


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Z 8245-1

:2006 (IEC 82045-1:2001)

領域から削除する。

しかし,他の文書のバージョンが参照している間は,メタデータを残すことが望ましい。

電子文書マネジメントシステムのデータが,追加の物理的保管媒体,例えば,CD-ROM,データテープ・

ビデオテープ及び/又はオーディオテープなどで保管されていた場合には,すべての物理的データ媒体を

破棄(破壊)しなければならない。

従来の文書マネジメントシステムにおいて,文書の削除とは,メタデータを含む選択した文書(例えば,

契約上のすべての文書,決められた文書種類のすべて)を適切な方法,例えば,シュレッダー及び/又は

焼却で物理的に破棄(破壊)する行為を指す。

この行為によって,データ,文書及び他の文書との関係を完全に抹消する。

その結果,対象となるデータが完全に抹消されることになる。

備考1.  メタデータ及びその関連文書のバージョンは,共通にマネジメントする必要がある。

2.

文書識別子は,適用して削除したら,再使用しないことが望ましい。

3.

製品マネジメントシステムでは,削除するということは,その結果として,関連製品バージ

ョン及び/又はビジネスプロセスから文書のバージョンへの論理的関係を断ち切ることにな

る。

7. 

適合性要求事項  この規格では,方法に関する次に示す適合性要求事項クラスを規定する。

−  適合クラス A:4.5.3 で規定した要求事項及び 4.3 で定義したすべての文書概念を満足する。

−  適合クラス B:適合クラス A に加えて,4.5.4 で規定した要求事項を満足する。

更なる適合性要求事項は,IEC 82045-2 で規定する。


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Z 8245-1

:2006 (IEC 82045-1:2001)

附属書 A(参考)文書マネジメントシステムの環境

この附属書は,本体に関連する事柄を補足するもので,規定の一部ではない。

備考  この附属書は,参考文献[6]の 1.4 に基づいており,著者である Bill Mayon-White 及び Bernard Dyer,

情報文書管理協会並びに London School of Economics  の許可の基に複製されたものである。

図 A.1 は,文書マネジメント及びその相互の関係に関する特徴的な領域を示している。モデルは,概念

モデルの形態を取り,産業界で使用される文書マネジメントシステムの構成を表している。

モデルは,文書マネジメントの全範囲をその必要不可欠な要素に分解し,それぞれを関係する要素に関

連付けている。

概念モデルの使用によって,文書マネジメントの運用を組織し管理する基本を表している。

また,産業界がその運用上の変更を監視し管理する手段を提供している。このように,このモデルでは,

規格,ネットワークサービスの資源及び契約上の要求事項に関する技術上及び商取引上の詳細を規定する

ことに焦点を当てている。

この附属書では,モデル中の各領域の概要を説明する。初めに使われている用語の意味を説明し,次に

その要素について説明する。

参考  図 A.1 の矢印は,各要素の関係を表しており,情報の流れではない。

図 A.1  文書マネジメントシステムの環境

出典:Bill Mayon-White 及び Bernard Dyer

のために作業する

のために作業する

のために作業する


19

Z 8245-1

:2006 (IEC 82045-1:2001)

A.1

産業分野  産業又は商取引分野は,一つ又は複数のビジネス行為を実施するために EDMS[本体の

3.1.7

(電子文書マネジメントシステム)参照]を使用する組織から構成される。

成熟した産業では,使用者グループが構成され,EDMS 及び関連技術の経験及び開発を担当者間で共有

できるようになっている。これによって,効率的な開発及び知識の一致を図っている。

A.2

組織  EDMS を用いている企業,組織又はビジネスユニット。

現在,多くの企業は,そのビジネスのわずかな部分にだけ EDMS を用いている。組織が企業全体を通し

て,その取引当事者とともに EDMS を用いている場合にだけ,EDMS の完全な潜在能力が発揮される。ビ

ジネスアプリケーション,電子商取引,情報技術及び情報システムに対する組織の戦略には,EDMS を含

めることが望ましい。

A.3

契約  EDMS を用いて互いにビジネス行為を実行する組織間の契約。

製品及びサービスの仕様,金銭上の取引,品質保証,法的問題並びに責任という主題を取り扱う。

A.4

ビジネスプロセス  ビジネスプロセスは,組織の働きを促進する。このモデルでは,ビジネスの中

で行われる行為を,最も重要なものとみなしている。ビジネスプロセスは,EDMS によって支援される場

合もあれば,されない場合もある。

EDMS

を適用して利益が得られるかどうかを見極めるには,組織が行っているすべてのビジネスプロセ

スを見直し,研究することが望ましい。“ビジネスプロセス”の概念は,EDMS を適用するうえで重要で

ある。

A.5

行為  一つ又は複数の行為によって,組織内及び組織間のビジネスプロセスの細部が作り上げられ

る。

企業間では取引を行う前に,EDMS を用いて実施する行為について関係当事者間で合意することが望ま

しい。

A.6

情報  作成されるオブジェクトに関するデータ,情報又は知識。

A.7

文書  送信又は受信したいずれかの文書。

各種の文書又は画像は,テキスト,数字,図形又はそれらの組合せを含んで送ることができる。そのた

め,組織は,一連の文書の種類を取り扱う(すなわち,受信及び送信する。

)ことができる必要があり,か

つ,各取引当事者と合意した手順書及び関連規格をもつ必要がある。

A.8

送付者  文書の送付者。

送付者は,組織,ビジネスユニットのような組織の一部,部門又は個人である。

“送付者”を示すことに

よって,文書送付の権限及び合法性が明確になる。

A.9

受領者  受領者は,文書の受領を記録することが重要である。また,受領確認の情報を送付者に送

付することが望ましい。ひとたび,文書が受領されると,それは,理解されて必要な行為が行われること

が望ましい。

A.10

情報ネットワーク  情報ネットワークは,文書又は画像を送信及び受信するために使用する情報通

信媒体である。

情報ネットワークは,組織自身が使用するために設定しマネジメントする内部的なものであるか,又は

特に文書・画像及び標準化された電子的情報を送信する通信施設の提供を事業としている組織によって運

営されているものである。

A.11

規格  EDMS 行為を実行するために使用する日本工業規格又は国際規格,例えば,JIS C 0451

A.12

法的問題  事業活動を管理する関連法規。

この中には,契約,税金,金銭取引,国内又は国間の間接税条件及び情報移送を取り扱う作業者の義務


20

Z 8245-1

:2006 (IEC 82045-1:2001)

に関する法規が含まれる。作業者は,法が意味することを知っている必要があり,適切な手順に従ってい

ることを保証することが望ましい。

A.13

製品  文書に関連する製品及び/又はサービス。

これには,必要であれば,文書によって提示された製品の識別確認を含む。例えば,EAN コード・UPC

コード経由又は別な同等の識別システムによって提示された分類。例えば,JIS Z 8222-2 

附属書 を参

照。


21

Z 8245-1

:2006 (IEC 82045-1:2001)

附属書 B(参考)使用された略語リスト

CAD =

コンピュータ支援設計(Computer-Aided Design)

CAE =

コンピュータ支援エンジニアリング(Computer-Aided Engineering)

CAM

=

コンピュータ支援製造(Computer-Aided Manufacturing)

CAx =

コンピュータ支援(Computer-Aided)

(文字 x はアプリケーションを意味する。

CD-ROM =

再生専用形光ディスク(Compact Disc-Read Only memory)

DMS =

文書マネジメントシステム(Document Management System)

EAN/UPC =

欧州統一商品番号/万国製品コード(European Article Numbering/Universal Product Code)

EDMS =

電子文書マネジメントシステム(Electronic Document Management System)

HTML =

ハイパーテキストマーク付け言語(HyperTextMarkup Language)

ICS =

規格の国際等級(International Class of Standards)

IDDN =

インタデポジットデジタル番号(Inter Deposit Digital Number)

  (http://www.iddn.org/index.htm)参照)

ODA =

開放形文書体系(Open Document Architecture)

PDMS =

製品データマネジメントシステム(Product Data Management System)

QA =

品質保証(Quality Assurance)

SGML =

標準一般化マーク付け言語(Standard Generalized Mark-up Language)

XML

=

拡張可能なマーク付け言語(Extensible Mark-up Language)

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


22

Z 8245-1

:2006 (IEC 82045-1:2001)

参考文献

[1]  JIS C 1082-1

  電気技術文書−第 1 部:一般要求事項

備考  IEC 61082-1:1991 , Preparation of documents used in electrotechnology – Part 1: General

requirements

並びに Amendment 1 (1995)及び Amendment 2 (1996)からの参照事項は,この規格

の当該事項と同等である。

[2]  JIS C 0452-2

  電気及び関連分野−工業用システム,設備及び装置,並びに工業製品−構造化原理及

び参照指定−第 2 部:オブジェクトの分類(クラス)及び分類コード

備考  IEC 61346-2:2000,Industrial systems, installations and equipment and industrial products –

Structuring principles and reference designations – Part 2: Classification of objects and codes for

classes

が,この規格と一致している。

[3]  JIS C 0450

  電気及び関連分野−信号指定及び接続指定

備考  IEC 61175:1993,Designations for signals and connections が,この規格と一致している。

[4]  JIS C 0455

  電気及び関連分野−工業用システム,設備及び装置,並びに工業製品−システムにお

ける接続端の識別

備考  IEC 61666:1997 , Industrial systems ,  installations and equipment and industrial products–

Identification of terminals within a system

が,この規格と一致している。

[5] JIS 

8222-2

  製品技術文書に用いる図記号のデザイン−第 2 部:参照ライブラリ用図記号を含む電

子化形式の図記号の仕様,及びその相互交換の要求事項

備考  IEC 81714-2:1998,Design of graphical symbols for use in the technical documentation of products –

Part 2: Specification for graphical symbols in a computer sensible form including graphical symbols

for a reference library

,  and requirements for their interchange が,この規格と一致している。

[6] Bill

Mayon-White

及び Bernard Dyer,

BSI DISC PD 0010

1997

Principles of Good Practice for Information

Management

[7] IEC 

82045-2

,Document management−Part 2: Metadata elements and information reference model